Effizienzsteigerung durch erfolgreiches Re-Engineering
Ausgangslage: Komplexe Excel-Lösung mit hoher Datenmenge
Jeder Druck ist einzigartig – so auch die Unternehmen, die einen Drucker benötigen. Das Angebot an Produktionsdruckern von Canon ist dabei ebenso einzigartig und vielfältig zugleich. Unternehmen stehen oft vor der Frage: Welche Funktionen benötigt mein neuer Drucker wirklich und welches Gerät deckt alle Bedürfnisse meines Unternehmens ab? Das Sales-Team der Canon AG (Schweiz) nutzte bisher für die Verkaufsberatung eine umfangreiche und zugleich komplexe Excel-Liste, die mithilfe verschiedener Eckdaten (Druckerart, Grösse, Anzahl, Zubehör, Preis, etc.) die passende Zusammenstellung an Geräten samt Preis berechnete.
Herausforderung: Vereinfachung der Verkaufsprozesse
Das Einführen eines neuen Customer Service Management Tools (CSM) bringt oft Herausforderungen mit sich, besonders wenn bereits etablierte Arbeitsabläufe existieren. Das Canon-Team stand vor der Aufgabe, komplizierte Leads grosser Unternehmen zu bearbeiten. Ursprünglich wurde dies in einer umfangreichen Excel-Datei bewerkstelligt, die im Laufe der Zeit recht komplex geworden war. Die Einführung dieses Tools ermöglichte es dem Team, Daten aus der CSM-App in ihre Excel zu importieren und dort zu nutzen, um verschiedenste Szenarien zu durchspielen. Jedoch waren einige Details im Export unklar, was gemeinsame Anstrengungen erforderte, um die relevanten Daten zu identifizieren und in die Excel zu integrieren. Zu Beginn war nicht klar, welche Daten genau aus dem Export kommen würden. Gemeinsam mussten wir herausfinden, wie wir diese Daten verwenden und welche Spalten oder Zellen aus dem Export in die bestehende Lösung importiert werden können.
Lösung: Automatisierung durch Integration funktionierender Makros
Von Anfang an war das Bestreben beider Unternehmen eine enge Zusammenarbeit, die zu Beginn mit einem persönlichen Kick-Off-Termin mit den Verantwortlichen geebnet wurde. Dieser gab Aufschluss über die derzeitigen Prozesse und Grundlagen der zu modernisierten Excel-Datei. Mit dem Ziel: Ein neues Import- und Export-System, das die Wünsche und Anforderungen der Canon-Kunden effizienter berechnet. Um dies zu erreichen hat die soxes mehrere Makros mithilfe der VBA-Programmierung erstellt, die Berechnungen für den Vertrieb der verschiedenen Drucker vereinfacht und zusammenfasst. Dank zahlreicher Iterationen wurde das System mehrfach über eine längere Zeit getestet und aktualisiert. So konnten beide Teams der idealen Lösung immer näherkommen.
Das Einführen neuer Tools erfordert oft Anpassungen und das Überdenken bestehender Arbeitsabläufe. In diesem Fall ermöglichte das neue CSM-Tool dem Team, effizienter mit komplexen Leads umzugehen und den gesamten Prozess der Angebotserstellung zu optimieren.
Ergebnis: Mehr Effizienz, mehr Sicherheit, weniger Zeitverlust
Durch eine enge Zusammenarbeit zwischen der Canon AG und soxes sind folgende Ergebnisse erfolgreich erreicht und implementiert worden:
- Kritische Würdigung des bisherigen Excel-Konzeptes
- Automatisierung des Verkaufsprozesses mithilfe neuer, effektiver Makros
- Fehlerbehebung und -vermeidung durch Automatisierung
- Erhebliche Zeiteinsparungen, da die modernisierte Excel-Lösung mithilfe der Makros wichtige Prozesse und Berechnungen selbst ausführt
- Neue, effizientere Formeln vereinfachen einst komplexes Excel-System
Alles in allem hat soxes für die Canon (Schweiz) AG ein erfolgreiches Re-Engineering einer Excel-Lösung realisiert. Sales-Mitarbeiter können mit der neuen Lösung noch schneller, sauberer und zuverlässiger arbeiten. Mit nur wenigen Klicks können massgeschneiderte Angebote für zahlreiche Kunden mit verschiedenen Bedürfnissen erstellt werden.
