Digitalisierung eröffnet neue Wege
Ausgangslage: Telefonische Teamkoordination
Autofahrer können während der Betriebszeiten auf Wunsch die Gratisnummer 0800 802 208 wählen, um mit den Freiwilligen der nächsten Nez Rouge-Zentrale verbunden zu werden. Die Hotline nimmt die Anfrage entgegen und schickt ein Team zum Standort des Anrufers. Der Fahrer bringt den Kunden in seinem Fahrzeug sicher an seinen Wunschort, während ein weiterer Fahrer im Teamfahrzeug folgt. Bisher erfolgte die Koordination der Teams per SMS und telefonisch.
Herausforderung: Fehlende funktionierende digitale Lösung
Unser Kunde hatte die Herausforderung, eine neue interne digitale Lösung zur Teamorganisation zu schaffen. Bisher erfolgte die Koordination der Teams ausschliesslich per SMS und telefonisch, was zeitaufwendig und ineffizient war. Die Routenberechnung erfolgte manuell und stellte hohe Anforderungen an die Disponenten. Es kam zu Verzögerungen bei der Fahrtvermittlung und die Disponenten waren stark belastet. Das führte zu Unzufriedenheit bei den Kunden und Freiwilligen, da Aufträge verpasst oder lange Wartezeiten entstanden sind.
Lösung: Effiziente digitale “Planungs-Applikation”
soxes hat Nez Rouge beim Ausbau einer einfachen Anmeldeplattform, in eine mandantenfähige Mitgliederverwaltung und Kommunikationsplattform unterstützt. Dabei wurde ein Berechtigungskonzept integriert und die Kommunikation mit den Teams in die Anwendung integriert. Zeitraubende Telefonate sind nicht mehr notwendig. Wartezeiten konnten deutlich reduziert werden und es sind weniger Freiwillige in der Zentrale notwendig.
Die Anwendung wird von verschiedenen Sektionen genutzt und kann über diverse Einstellungen vielseitig personalisiert werden. Die gemeinsame Plattform unterstützt die Zusammenarbeit mit einer Chat-Funktion und einer grafischen Darstellung aller Teams auf einer Karte.
soxes lieferte zunächst eine Webapplikation, um schnell erste Tests und Use Cases durchzuführen und das Verständnis für die spezifischen Anforderungen zu vertiefen. Die Applikation wurde kontinuierlich weiterentwickelt und auf die neuesten technologischen Standards aktualisiert. Zudem wurde ein Newsletter-System implementiert, um die Freiwilligen zu mobilisieren und einsatzbezogene Informationen an die betroffenen Personen zu senden.
Ergebnis: Verbesserung der Prozesse, zufriedenere Kunden
Dank der Lösung von soxes hat die gemeinnützige Stiftung in der Transportbranche nun eine effektive digitale Plattform zur Teamorganisation. Der manuelle Aufwand wurde reduziert. Die Prozesse sind effizienter geworden und die Disponenten haben eine klare Übersicht über die verfügbaren Teams und Standorte. Mit der neuen Plattform können mehrere hundert Kunden pro Tag sicher nach Hause gebracht werden.
