Individuelle Softwareentwicklung für die öffentliche Verwaltung

Viele Ämter steuern Lizenzen, Personaldaten oder Anlagen bis heute manuell über Access oder Excel. Das geht gut, bis die Anforderungen wachsen oder die Person geht, die alles entwickelt hat. soxes überführt solche Lösungen in sichere, webbasierte Plattformen und nimmt mit, was sich bewährt hat.

Bei der Digitalisierung ihrer Verwaltung liegt die Schweiz international zurück, und die Ressourcen sind knapp. Fast 90 Prozent der Gemeinden bezeichnen ihre personellen Ressourcen als eher ungenügend, und 40 Prozent haben keine klaren Cybersicherheitsvorgaben. Gleichzeitig erwarten Bürger und Mitarbeitende denselben digitalen Komfort, den sie aus der Privatwirtschaft kennen. Der Handlungsbedarf ist gross, und genau darin liegt die Chance.

Die Herausforderungen, die uns in Kantonen, Gemeinden und Ämtern immer wieder begegnen:

• Gewachsene Insellösungen: Zentrale Daten liegen in einer Datenbank in Access oder in Excel, gebaut für einen Zweck, der längst überschritten ist.
• Wissen verschwindet mit dem Personal: Wer die Lösung gebaut hat, ist weg, die Dokumentation fehlt, und niemand traut sich an Änderungen.
• Knappe Ressourcen: Zeit, Budget und IT-Fachkräfte fehlen, um die Digitalisierung aus eigener Kraft zu stemmen.
• Datenschutz und Compliance: Personendaten in einer alten Lösung lassen sich nach revDSG kaum sauber schützen, steuern und nachweisen.
• Getrennte Abteilungen: Jede Stelle pflegt ihre eigenen Daten, ein gemeinsamer Stand fehlt.

Die Digitalisierung bringt der Verwaltung drei konkrete Chancen:

• Mehr Effizienz: Wiederkehrende Abläufe laufen schneller und schaffen Zeit für anspruchsvolle Aufgaben.
• Besserer Service: Bürger und Mitarbeitende erledigen Anliegen digital statt über Formular und Telefon.
• Mehr Vertrauen: Sichere, dokumentierte Systeme erfüllen Datenschutz und Nachweispflicht.

Auffällig oft beginnt die Lösung am selben Punkt: bei einem Altsystem, das modernisiert gehört.

Wir kennen die Verwaltung aus echten Projekten, vom kantonalen Amt über den Branchenverband bis zur öffentlichen Schule.

Tiefbauamt des Kantons Zug: Mobile App

Der Bereich Elektrotechnik des Tiefbauamtes plant, baut und unterhält die Betriebs- und Sicherheitsausrüstung (BSA) der Kantonsstrassen.

Herausforderung: Alle BSA-Elemente auf Kantonsstrassen und in technischen Räumen sollten über ein eindeutiges Anlagekennzeichnungssystem (AKS) identifizierbar, intelligenter und besser vernetzt sein.

Lösung: soxes entwickelte die Lösung smartBSAzg samt mobiler App auf Basis von React Native. Die Mitarbeitenden rufen die Daten zu einem Element direkt vor Ort ab, indem sie die Datamatrix auf dem angebrachten BSA-Schild scannen.

Ergebnis: Jedes Element ist eindeutig gekennzeichnet und vor Ort abrufbar. Aus verstreuten Angaben wurde ein nachvollziehbarer, vernetzter Datenbestand.

Schweizerischer Baumeisterverband (SBV): von Access in die Cloud

Der SBV verwaltete Firmen- und Benutzerlizenzen über eine selbst entwickelte Lösung auf Access (die DARI-App), die den Anforderungen an Skalierbarkeit, Cloudfähigkeit und Wartbarkeit nicht mehr genügte.

Lösung: soxes hat die Anwendung im Rahmen einer Application Modernization vollständig neu auf eine cloudbasierte Architektur übertragen, mit .NET, C# und Angular, zentraler Anmeldung über Azure Entra ID und Betrieb auf einem Managed Kubernetes Service. Bestehende Systeme wie CRM, Abacus und Business Intelligence sind direkt angebunden.

Ergebnis: Eine wartbare, skalierbare Plattform, die dezentral nutzbar ist und die Basis für Erweiterungen wie ein Kundenportal schafft.

BWS Limmattal: eine Schule, eine Plattform

Die Berufswahlschule Limmattal verwaltete Lernenden-, Eltern-, Klassen- und Kursdaten jahrelang über eine Lösung auf Access. Durch Personalwechsel fehlte die Wartung, die Anforderungen wuchsen.

soxes analysierte das Altsystem im Detail und entwickelte eine zentrale Webplattform, auf der sich Lernende, Lehrkräfte und Verwaltung selbst verwalten. Automatisierte Stundenpläne und ein optimiertes Abwesenheitsmanagement senken den Aufwand. Durch den Einsatz der Entwicklungsplattform KUBE-X sparte soxes rund 30 Prozent der Entwicklungszeit und konnte sich auf die individuellen Anforderungen konzentrieren.

Bistum St. Gallen: Personaldaten neu gedacht

Auch das Bistum St. Gallen verwaltete seine Personaldaten über eine Lösung auf Access. soxes entwickelte eine webbasierte Anwendung auf Basis von ASP.NET, mit der sich interne, externe und freie Mitarbeitende zentral erfassen und verwalten lassen. Personen lassen sich Funktionen und Organisationseinheiten zuordnen, Benutzerrechte steuern den Zugriff, und ein druckbares Personalverzeichnis entsteht mit wenig Aufwand.

Weiter Kunden: ETH Zürich (Sicherheits- und Alarmierungslösung), die Schweizerische Interessengemeinschaft für Kommunaltechnik SIK (Re-Engineering eines Tools für Ausschreibungen) sowie die Kantone Aargau und Solothurn (Digitalisierung und Prozessoptimierung).

Standardsoftware wie ein ERP ist stark, solange sie ihre Aufgabe erfüllt. Für Finanzen, Aufträge, Stammdaten, Lager, Einkauf oder Verkaufsabwicklung ist sie oft die richtige Basis. Kritisch wird es, wenn das zentrale System plötzlich alles können soll.

Viele Organisationen lagern Schritt für Schritt immer mehr Spezialprozesse ins ERP aus. Was kurzfristig praktisch wirkt, wird langfristig teuer. Denn nicht jeder Prozess ist ein Standardprozess, und nicht jede Anforderung gehört ins ERP. Jede Sonderlogik, die ins ERP wandert, ist eine Anpassung, die bei jedem Update neu getestet, gewartet und bezahlt werden muss. So wird aus der gewünschten Flexibilität eine teure Abhängigkeit.

Deshalb ist die beste Lösung oft eine Kombination: Standard, wo er passt, und eine individuelle Anwendung für die Spezialprozesse, die das ERP nur kompliziert macht. Gerade in der Verwaltung, mit ihren besonderen Abläufen und gesetzlichen Vorgaben, hält das die Kosten beherrschbar und sensible Daten dort, wo sie gezielt gesteuert werden.