Prozesse analysieren und hinterfragen: Warum das vor jeder Digitalisierung entscheidend ist

Häufig gestellte Fragen

• Warum bleiben Prozesse trotz neuer Software langsam?

  Weil oft nicht das Tool der Hauptengpass ist. Häufig bremsen unklare Freigaben, zu viele Übergaben, Ausnahmen im Ablauf oder fehlende Verantwortlichkeiten.

• Was tun, wenn Excel trotz neuem System weiter genutzt wird?

  Dann bildet das offizielle System den Alltag meist nicht sauber genug ab. Excel ist oft ein Zeichen dafür, dass der Prozess oder die Datennutzung genauer analysiert werden sollte.

• Warum dauern Freigaben trotz digitalem Workflow immer noch zu lange?

  Weil der Workflow nur den bestehenden Ablauf abbildet. Wenn zu viele Entscheidungsschritte, unklare Rollen oder fehlende Kriterien bestehen, bleibt der Prozess auch digital langsam.

• Woran erkennt man Medienbrüche in einem Prozess?

  Wenn Informationen manuell zwischen E-Mail, Excel, ERP, Tickets oder Fachsystemen übertragen werden. Das erhöht Aufwand, Fehlerquote und Abstimmungsbedarf.

• Wie erkennt man, ob das Problem im Prozess oder im System liegt?

  Wenn Teams denselben Ablauf unterschiedlich leben, viele Ausnahmen entstehen oder Zuständigkeiten unklar sind, liegt das Problem meist zuerst im Prozess. Wenn der Ablauf klar ist, aber technisch schlecht unterstützt wird, liegt es eher am System.

• Welche Prozesse sollte man zuerst digitalisieren?

  Am besten Prozesse mit hohem manuellem Aufwand, vielen Beteiligten, hoher Fehleranfälligkeit oder direkter Relevanz für Betrieb, Kunden oder Umsatz.

• Wann ist ein Prozess nicht digitalisierungsreif?

  Wenn Rollen, Übergaben, Ausnahmen, Datenflüsse und Ziele noch nicht klar genug sind. Dann führt Digitalisierung oft zuerst zu mehr Komplexität statt zu mehr Wirkung.