Viele Unternehmen investieren viel Zeit, Geld und Ressourcen in ein neues ERP-System. Die Erwartung ist: weniger manuelle Arbeit, bessere Daten, mehr Transparenz und effizientere Prozesse.
Und doch sitzt Dein Einkäufer vor Excel und schreibt E-Mails an Lieferanten, die das ERP längst hätte automatisieren können. Das Problem liegt selten im ERP selbst. Es liegt in den Lücken zwischen ERP, Prozessen, Maschinen und Drittsystemen.
ERP-Lücken kosten nicht nur Zeit. Sie erhöhen den Abstimmungsaufwand, verursachen Fehler, verzögern Entscheidungen und binden Mitarbeitende in manuellen Tätigkeiten.
Besonders teuer wird es dort, wo Standardprozesse enden und individuelle Abläufe, technische Daten, Maschinen, Lieferanten oder Spezialprozesse nicht sauber verbunden sind. Deine Organisation wächst, aber die Effizienz wächst nicht mit.
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1.
Problem
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2.
Typische Auswirkung
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Steigende Kosten trotz ERP
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+10–25% Mehraufwand in Bereichen wie Verkaufsinnendienst, Einkauf, Finanzplanung, Auftragsplanung
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Ineffizienz im Tagesgeschäft
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Bis zu 30% der Arbeitszeit auf manuelle Tätigkeiten
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Fehler durch manuelle Eingriffe
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1–5% Fehlerquote durch doppelte oder manuelle Dateneingaben
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Teure Nacharbeit
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Korrekturschleifen kosten 5–10x mehr als die ursprüngliche Arbeit
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Fehlende Echtzeit-Daten
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Entscheidungen basieren auf verzögerten oder inkonsistenten Informationen
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Blockierte Automatisierung
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Manuelle Schnittstellen verhindern durchgängige Prozesse
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Falsche Skalierung
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Wachstum erfolgt über zusätzliche Köpfe statt über Systeme
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TESTEX zertifiziert Textilien nach OEKO TEX Standards. Die dafür nötige Testmatrix war über Jahre manuell im ERP abgebildet. Sie definierte, welche Materialien mit welchen Parametern geprüft werden müssen.
Mit jeder neuen Niederlassung wurde es schwieriger, die Prüfregeln einheitlich anzuwenden. Änderungen an der Testmatrix mussten manuell gepflegt werden. Das führte zu hohem Aufwand, langsamen Anpassungen und einem wachsenden Risiko für unterschiedliche Prozesslogiken im internationalen Betrieb.
Statt das ERP weiter zu erweitern, wurde das Fachwissen in eine eigene Applikation überführt. Die Lösung bildet die Prüfregeln zentral ab und ist über Schnittstellen mit dem ERP verbunden. So bleiben Standardprozesse im ERP, während die spezifische Fachlogik flexibel ausserhalb des ERP gepflegt werden kann.
Daten fliessen heute automatisch zwischen ERP und Fachapplikation. TESTEX kann Änderungen an der Testmatrix schneller umsetzen, ohne auf einen ERP-Release warten zu müssen. Der manuelle Aufwand sinkt, die Logik bleibt über alle Standorte konsistent und der Betrieb wird deutlich flexibler.
Eine Standardbestellung kommt rein. Das ERP kennt den Prozess. Aber der Verkaufsinnendienst trägt die Daten trotzdem manuell ein, oft aus E-Mails oder PDFs. Medienbrüche bleiben, Fehler entstehen, und jeder Auftrag kostet unnötig Zeit. Impact: Standardbestellungen führen bei gleichzeitig begrenzter Skalierbarkeit zu manuellem Aufwand, Zeitverlusten und erhöhter Fehlerquote.
Verbesserungsbedarf:
Der Bedarf entsteht im ERP. Aber die Bestellung? Die wird über Excel kalkuliert, per Mail an Lieferanten geschickt. Freigaben erfordern manuelle Unterschriften. Lieferantenstatus wird selbst recherchiert. Der Einkäufer sitzt zwischen drei Welten und synchronisiert ständig von Hand. Impact: Was Minuten kosten sollte, braucht 4–5 Stunden. Fehlerquote steigt mit jeder manuellen Handlung.
Was fehlt?
Deine Konstrukteure sitzen in CAD. Das ERP hat keine Ahnung davon. Stücklisten werden von Hand ins ERP übertragen. Wenn sich eine Spezifikation ändert, findet die Information den Weg zur Produktion nicht oder es entsteht eine falsche Version. Impact: Ausschuss, Nacharbeit, falsche Versionen. Alle wissen, dass etwas schiefgelaufen ist, aber niemand rechtzeitig.
Was muss verbessert werden?
Prüfprozesse laufen ausserhalb des ERP, z.b. in Excel, separaten Systemen oder auf Papier. Die Daten werden später manuell ins ERP eingegeben. Audits werden zum Alptraum, weil Daten fehlen oder erst zusammengesucht werden müssen. Impact: Audit-Nachweis braucht 3 Tage statt 30 Minuten. Hoher Aufwand, geringe Transparenz, hohes Risiko bei Qualitätsabweichungen.
Was fehlt?
Ziel ist, dass Konstruktion, Einkauf und Produktion an den gleichen Daten arbeiten, nicht an Kopien oder veralteten Versionen. Das erfordert kein neues ERP, sondern die richtigen Verbindungen zwischen den Systemen und Prozessen, die Du bereits hast. Das bedeutet: CAD-Änderungen landen direkt in der Stückliste. Bedarfe werden zu Bestellungen, ohne dass jemand die Zahlen abgleichen muss. Prüfdaten fliessen ins System, nicht in eine Excel-Datei. Jeder sieht in Echtzeit, wo ein Auftrag steht. Solange Deine Teams Daten von Hand zwischen Systemen verschieben, zahlst Du für jeden zusätzlichen Auftrag mehr Aufwand, nicht weniger.
Ein Industrieunternehmen aus der Schweiz hatte Statusberichte im ERP. Die Mitarbeitenden, die täglich mit den Aufträgen arbeiteten, schauten woanders hin. Die Information war da, aber nicht sichtbar, wo sie gebraucht wurde.
Die Lösung: Der Statusbericht wurde direkt in die Applikation integriert und über eine ERP-Schnittstelle verbunden. Jetzt sehen Mitarbeitende und Kunden die Information in Echtzeit, wo die Arbeit passiert. Mehr zur Schnittstellenentwicklung findest Du hier!
Solange Beschaffung, Auftragsmanagement und Konstruktion nicht durchgängig integriert sind, kostet das Dich täglich Zeit und Fehlerquoten.
Wir zeigen Dir, welche Schnittstellen und Automatisierungen den grössten Unterschied machen.
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+41 55 253 00 53
Sofia Steninger
Solution Sales Manager
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